Quand vous résidez à l’étranger, vous devez régulièrement faire des démarches administratives soit en France, soit dans votre pays de résidence ; et dans ce cas concret, nous parlerons de l’Espagne.
Vous avez très certainement été confronté à la situation suivante :
Vous devez fournir des documents et ceux-ci doivent être rédigés en espagnol (ou en catalan, autre langue officielle de la région). Dans le cas d’actes rédigés en français, vous devrez les faire traduire par un traducteur assermenté et parfois ils devront être préalablement apostillés.
Très souvent les clients qui nous consultent pour des demandes de traductions assermentées ont un doute crucial…
Que doivent-ils faire apostiller ? Le document original ? La traduction assermentée ?
L’apostille… Qu’est-ce que c’est ?
L’apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée qui authentifie un acte public, elle a été instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Elle confirme uniquement l’authenticité de la signature, du sceau ou du timbre sur le document, elle ne signifie donc pas que le contenu du document est correct ou que le pays qui l’émet approuve son contenu.
C’est donc le document original qui doit être apostillé, dans le pays d’origine.
Où présenter votre demande ?
*Si le document à apostiller est émis par la France, votre demande doit être présentée devant le notariat. Depuis le 1er mai 2025, les Notaires de France, par l’intermédiaire de 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires compétents, délivrent les apostilles en lieu et place des parquets généraux des 33 cours d’appel.
Vous avez une question relative à l’apostille et la légalisation, vous pouvez joindre le 0800 711 102, numéro vert (appel gratuit) du lundi au vendredi, de 8h30 à 18h00.
https://www.notaires.fr/fr/actualites/apostille-et-legalisation
*S’il s’agit de documents émis en Espagne, la demande d’apostille doit être faite en Espagne. Selon le document à apostiller voici les organismes compétents :
-Documents publics administratifs et judicaires (y compris les documents d’états civils) : Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia. (Bureau d’accueil des citoyens du Ministère de la Justice)
-Documents notariés et documents privés dont les signatures ont été authentifiées par un notaire : Colegios Notariales (Ordre des Notaires).
Quels documents sont susceptibles d’être apostillés ?
La convention s’applique uniquement à des actes publics, comme des actes d’état civil (bien qu’au sein de l’Union Européenne (Règlement 2016/1191), certains actes d’état civil sont maintenant dispensés d’apostille entre pays membres…) ou des actes judiciaires (certificats de non appel de décisions, jugements, extraits de casiers judiciaires, Kbis…), des actes notariés (actes de notoriété, procurations, testaments, donations…), des actes administratifs (avis d’imposition, diplômes scolaires, universitaires, certificats de scolarité…), des déclarations officielles (mentions d’enregistrement, certification de signature, copie certifiée conforme…).
En général, l’organisme qui vous demande les documents vous précisera si celui-ci doit être apostillé. Une fois votre document original apostillé, vous pouvez donc faire réaliser la traduction assermentée.
Une traduction assermentée, qu’est-ce que c’est ?
Une traduction assermentée (également appelée officielle car elle est ainsi reconnue par les autorités et les organismes officiels ou certifiée (« jurada » en espagnol) est une traduction réalisée par un traducteur professionnel assermenté par les autorités nationales correspondantes (les Cours d’Appel en France, ou le Ministère des Affaires Étrangères en Espagne) et qui appose son cachet sur les documents.
Le traducteur assermente une traduction pour attester qu’elle est authentique, exacte et conforme à son document source, dans le but de lui donner un caractère légal et permettre ainsi à son client de la produire dans le pays étranger qui exige un document officiel.
Quand une traduction assermentée est-elle nécessaire ?
Dans le cas de démarches auprès de certains organismes officiels (ministères, universités, tribunaux etc.), ces derniers exigent que vos documents d’origine soient traduits par un traducteur assermenté afin qu’ils aient une validité juridique.
Une traduction assermentée est généralement requise pour :
*des actes d’état civil : acte de naissance, mariage, livrets de famille, casiers judiciaires,
*certains documents administratifs : déclarations d’impôts, certificats de travail,
*des documents scolaires : notes et diplômes pour les homologations,
*des documents commerciaux : inscriptions au registre du commerce, contrats, actes de constitution de sociétés, statuts sociaux, etc.
*des documents judiciaires : jugements, décisions de justice, rapports d’expert, sentences arbitrales etc.
*Autres : documents relatifs à la propriété industrielle, intellectuelle comme les marques, brevets, appellations d’origine, contrats de distribution de marques, etc.
En résumé, pour vos démarches admiratives contenant des documents en langue étrangère :
➢ Faire apostiller si nécessaire le document original par l’organisme concerné
➢ Contacter un traducteur assermenté (en France ou en Espagne).
Ce dernier traduira le document en incluant la traduction de l’Apostille.
Nous espérons que cet article vous aura permis d’y voir un peu plus clair dans le labyrinthe des démarches administratives.
Karine Martin,
Traductrice-Interprète,
Gérante de Fidélité Idiomas